Kierownik/ Kierowniczka Zespołu ds. Administracji i Rozwoju Uczelni

Twój zakres obowiązków

• organizacja i koordynacja pracy zespołu administracyjnego oraz nadzór nad realizacją bieżących zadań;

• współpraca z władzami uczelni, w tym Rektorem, Dziekanem oraz jednostkami organizacyjnymi;

• przygotowywanie procedur dotyczących czynności biurowych, obiegu dokumentów, instrukcji, regulaminów oraz wewnętrznych zasad pracy;

• opracowywanie projektów wewnętrznych aktów prawnych, w tym zarządzeń Rektora i Dziekana, regulaminów oraz instrukcji we współpracy z władzami uczelni i działem prawnym;

• zamieszczanie zarządzeń oraz informowanie pracowników o nowych aktach prawnych i procedurach;

• nadzorowanie prawidłowego przepływu korespondencji, archiwizacji dokumentów oraz obiegu informacji;

• monitorowanie zmian legislacyjnych w obszarze szkolnictwa wyższego;

• koordynowanie prac związanych z pozyskiwaniem nowych uprawnień, akredytacjami oraz zewnętrznymi kontrolami procesu dydaktycznego;

• wspieranie działań organizacyjnych, administracyjnych i projektowych realizowanych przez uczelnię;

• współpraca z działami takimi jak Dział Obsługi Studenta, marketing, IT, dział prawny oraz jednostki dydaktyczne;

• inicjowanie spotkań, przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań;

• tworzenie, prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji projektowej;

• koordynowanie prac na styku IT–biznes–administracja;

• raportowanie wyników pracy oraz postępów realizowanych zadań przełożonym;

• obsługa narzędzi wspierających zarządzanie projektami i komunikację;

• nadzór nad procesami związanymi z pracami etapowymi, w tym rejestracją, archiwizacją, importem prac do panelu studenta oraz koordynacją procesu oceniania;

• współpraca z wykładowcami i władzami uczelni w zakresie organizacji, oceny i obiegu prac etapowych;

• analiza danych, przygotowywanie statystyk, zestawień i raportów;

• wspieranie organizacji wydarzeń, zjazdów online oraz uroczystości ogólnouczelnianych;

• zarządzanie podległymi pracownikami, wspieranie ich rozwoju oraz dbanie o sprawną komunikację w zespole.

Nasze wymagania

• wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, prawo, szkolnictwo wyższe lub pokrewne;

• minimum kilkuletnie doświadczenie w pracy administracyjnej, koordynacyjnej lub organizacyjnej;

• doświadczenie w zarządzaniu zespołem lub koordynowaniu pracy innych osób;

• doświadczenie w pracy w uczelni lub znajomości specyfiki szkolnictwa wyższego — będzie dużym atutem;

• umiejętność tworzenia procedur, regulaminów, instrukcji oraz dokumentacji wewnętrznej;

• bardzo dobra organizacja pracy własnej i zespołu;

• umiejętność koordynowania wielu równoległych zadań i ustalania priorytetów;

• skrupulatność, odpowiedzialność i wysoka dbałość o szczegóły;

• umiejętność analitycznego myślenia oraz przygotowywania zestawień, raportów i statystyk;

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programu Excel na poziomie co najmniej średnio zaawansowanym;

• komunikatywność oraz wysoki poziom umiejętności interpersonalnych;

• samodzielność, proaktywność i umiejętność podejmowania decyzji;

• odporność na stres i umiejętności pracy pod presją czasu;

• dobra znajomość języka angielskiego.

Mile widziane

• doświadczenie w pracy projektowej lub koordynowaniu projektów administracyjnych;

• znajomość narzędzi takich jak Jira, Confluence, Miro, ClickMeeting;

• doświadczenie w pracy z dokumentacją projektową;

• doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na spotkania, agend i podsumowań;

• znajomość procesów akredytacyjnych, legislacyjnych lub organizacyjnych w szkolnictwie wyższym;

• kursy lub szkolenia z zakresu zarządzania uczelnią, administracji, zarządzania projektami lub zarządzania zespołem;

• doświadczenie we współpracy z działami IT, marketingu, obsługi studenta lub działem prawnym;

• znajomość drugiego języka obcego.

• możliwość zdobycia unikalnego doświadczenia zawodowego w sektorze szkolnictwa wyższego;

• realny wpływ na rozwój procesów administracyjnych uczelni;

• samodzielne i odpowiedzialne stanowisko;

• współpracę z władzami uczelni oraz różnymi jednostkami organizacyjnymi;

• możliwość rozwoju kompetencji menedżerskich, administracyjnych i projektowych;

• pakiet świadczeń socjalnych;

• dofinansowanie aktywności sportowej;

• dofinansowanie prywatnej opieki medycznej;

• przyjazne środowisko pracy i wsparcie zespołu.